Privacy

Il titolare del trattamento è Luca D'Apice, ditta individuale, partita IVA 04578200711. flatfour è il nome del servizio.

Per qualsiasi cosa riguardi questa informativa, compresi i diritti elencati più sotto, l'indirizzo è privacy@flatfour.it. Rispondiamo entro un mese, come previsto dall'articolo 12 del Regolamento.

La sede è un indirizzo privato e non la pubblichiamo qui. Se ti serve, per un adempimento o per una comunicazione formale, te la mandiamo scrivendo all'indirizzo qui sopra.

Non abbiamo nominato un responsabile della protezione dei dati: l'articolo 37 lo impone in casi che qui non ricorrono, e nominarne uno per scrupolo non aggiungerebbe niente a chi legge.

Il carattere tipografico arriva da questo dominio invece che da Google, e non ci sono pulsanti dei social che caricano codice altrui. Finché non scegli nel banner dei cookie, nessuna richiesta parte verso servizi esterni: il tuo indirizzo IP non arriva a nessuno.

Contiamo le visite con Umami, che gira su un nostro server: non scrive cookie, non conserva il tuo indirizzo IP e i dati non vengono comunicati a nessuno. Per quello non serve un consenso, perché non legge né scrive niente nel tuo browser.

Se acconsenti, usiamo anche altri strumenti di statistica e di misurazione delle campagne pubblicitarie, che trattano dati sulla tua navigazione: pagine viste, provenienza, dispositivo, e per la pubblicità l'interazione con i nostri annunci. La base giuridica è il tuo consenso (art. 6.1.a), che puoi revocare quando vuoi. Quali siano, quanto durino e chi ci sta dietro è scritto nella cookie policy.

Resta quello che registra qualsiasi server web per funzionare: il registro degli accessi, con indirizzo IP, data e ora, pagina richiesta, tipo di browser ed esito della richiesta. Serve a tenere il sito in piedi e a capire un attacco quando c'è. Quei registri restano al massimo quattordici giorni, poi la rotazione li elimina.

Se chiedi dal sito le scadenze del forfettario, trattiamo il tuo indirizzo email, la gestione previdenziale se la indichi, la pagina da cui hai fatto la richiesta e le date della richiesta, della conferma e degli invii. Servono a una cosa sola: mandarti il calendario dei versamenti e un promemoria una settimana prima di ognuno. In ogni email c'è anche un invito a provare flatfour, come scritto nel modulo.

La base giuridica è il tuo consenso (art. 6.1.a), che dai con la casella del modulo e confermi con il pulsante dell'email che ti mandiamo: senza conferma non ti scriviamo nient'altro. Lo revochi quando vuoi con il link in fondo a ogni email, senza accedere e senza scrivere a nessuno. Per fermare chi abusa del modulo teniamo per un'ora l'indirizzo IP da cui arrivano le richieste.

Le richieste non confermate e le iscrizioni revocate si cancellano entro trenta giorni. Le email le recapita Resend (vedi i fornitori più sotto), e l'indirizzo non lo usiamo per nient'altro e non lo diamo a nessuno.

Se alla fine del percorso «Scopri se flatfour è adatto a te» chiedi il risultato per email, trattiamo il tuo indirizzo email per mandarti una sola email: il link che riapre il risultato e il piano proposto. Le risposte del percorso viaggiano nel link e non le conserviamo.

La base giuridica è la tua richiesta (art. 6.1.a), che fai con il bottone del modulo. Dopo quell'email non ti scriviamo più, a meno che tu non abbia spuntato una delle due caselle. Per fermare chi abusa del modulo teniamo per un'ora l'indirizzo IP da cui arrivano le richieste.

Se spunti «scrivimi altre tre volte», conserviamo l'indirizzo, le risposte del percorso e le cifre del conto per mandarti tre email nei sette giorni dopo, scritte su quelle risposte. La base è il tuo consenso (art. 6.1.a), che revochi con il link in fondo a ogni email. Le email si fermano da sole se crei un account. I dati si cancellano trenta giorni dopo l'ultima email o dopo la revoca. Se spunti le scadenze, valgono le regole della sezione qui sopra.

L'applicazione sta su app.flatfour.it e si apre solo con un conto. Questi sono i dati che tratta, perché e su quale base.

Il tuo conto

Il tuo lavoro

Guardiamo come viene usata flatfour, e lo diciamo apertamente perché è un trattamento come gli altri. Contiamo le pagine aperte e registriamo alcuni momenti del lavoro: registrazione, primo accesso, profilo completato, cliente creato, documento emesso, fattura trasmessa, scadenza segnata come versata. Ogni evento porta con sé se sei in prova o abbonato e quanti giorni sono passati dall'iscrizione.

Il conteggio passa da Umami, che gira su un nostro server: nessun cookie, nessun indirizzo IP conservato, nessun dato che esca da lì. Alla sessione viene però associato il tuo indirizzo email, quindi quei numeri non sono anonimi: servono a capire dove il prodotto si inceppa e a chi scrivere se qualcosa non funziona. La base giuridica è il nostro legittimo interesse a far funzionare e migliorare il servizio (art. 6.1.f), e puoi opporti scrivendoci.

Quello che sta dentro i documenti non viene misurato: importi, anagrafiche e contenuti delle fatture restano nella banca dati e non entrano nelle statistiche.

Le registrazioni di sessione

Registriamo come vengono usate le pagine dell'applicazione per individuare i punti in cui si inceppa: movimenti, clic, momenti in cui qualcosa non risponde. La registrazione riprende quello che hai sullo schermo, quindi può contenere gli importi e i dati dei tuoi clienti, ed è conservata da Microsoft Clarity, che è un nostro sub-responsabile del trattamento. I dati possono essere trasferiti negli Stati Uniti sulla base delle clausole contrattuali tipo.

La base giuridica è il nostro legittimo interesse a far funzionare e migliorare il servizio (art. 6.1.f). Le registrazioni sono attive per tutti gli account e sono conservate per un massimo di trenta giorni, il termine oltre il quale Microsoft Clarity le elimina.

Puoi opporti in qualsiasi momento, ai sensi dell'articolo 21 del Regolamento, scrivendo a privacy@flatfour.it: applichiamo l'esclusione al tuo account, che vale su tutti i dispositivi e resta valida finché non ci chiedi il contrario.

Le pagine di accesso, di registrazione, di recupero e cambio password e del secondo fattore non vengono registrate in nessun caso, e i campi password restano oscurati ovunque.

Nell'anagrafica e nelle fatture inserisci dati di altre persone: denominazione, partita IVA o codice fiscale, indirizzo, PEC, email. Su quei dati il titolare del trattamento sei tu, e noi siamo il responsabile ai sensi dell'articolo 28 del Regolamento.

Vuol dire che quei dati li trattiamo soltanto per farti funzionare il servizio e soltanto secondo le tue istruzioni: non li usiamo per conto nostro, non li incrociamo con quelli di altri utenti, non li comunichiamo a nessuno se non ai fornitori elencati qui sotto e per quello che serve. Le condizioni di questa nomina stanno nei termini di servizio.

Se un tuo cliente ti chiede conto dei suoi dati, la richiesta va a te: sei tu il titolare. Se arriva a noi, ti giriamo la richiesta e ti aiutiamo a rispondere.

Se usi i contratti, mandi a un tuo cliente un link da cui legge un documento e lo firma. Chi lo riceve non ha un conto qui, non ha accettato i nostri termini e con noi non ha nessun rapporto: ha ricevuto un link da te. Anche su questi dati il titolare del trattamento sei tu, e noi siamo il responsabile, come per il resto dell'anagrafica.

Prima del pulsante che firma, sulla pagina, chi firma legge cosa stiamo registrando e per conto di chi, con il rimando a questa informativa. Non è una formalità: è l'unico momento in cui possiamo dirglielo.

Nient'altro. Non installiamo niente sul dispositivo di chi firma se non un breve segno che dice «questa persona ha già verificato la sua email», che dura mezz'ora e sparisce con la firma. Non leggiamo la posizione, non prendiamo impronte del dispositivo, non seguiamo chi firma da nessun'altra parte.

Alla fine il documento firmato torna via email a tutte e due le parti, con in coda il foglio che riporta le stesse informazioni della tabella qui sopra: chi firma vede quello che è stato registrato su di lui, e se lo tiene.

Se chi ha firmato ci chiede conto dei suoi dati, vale la regola della sezione precedente: la richiesta è per te, che sei il titolare, e noi te la giriamo. C'è però un limite che è giusto dire subito: un contratto firmato è la prova di un accordo fra due persone, e cancellarne le tracce mentre l'accordo è ancora in piedi toglierebbe a entrambe la possibilità di dimostrarlo. Le richieste di cancellazione su un contratto firmato vanno guardate una per una, non eseguite in automatico.

Il sito usa cookie tecnici, che tengono in piedi le pagine e ricordano la scelta che fai nel banner, e, se li consenti, cookie di statistica e di pubblicità. Il dettaglio, strumento per strumento, sta nella cookie policy, e la scelta si cambia dal comando in fondo a ogni pagina.

L'applicazione usa un cookie solo, quello della sessione, che è il modo in cui resti dentro dopo aver messo la password. È tecnico, dura trenta giorni, viaggia solo su connessione cifrata e non è leggibile dal codice della pagina. Non serve il consenso e non serve un banner: senza quel cookie, l'applicazione non si apre.

Nessuno riceve i tuoi dati per farne qualcosa di suo. Questi sono i fornitori che ci servono per far funzionare il servizio, e ognuno vede solo la parte che gli serve.

Se colleghi la tua casella di posta, i documenti che mandi passano dal tuo fornitore di posta, che scegli tu.

I dati possono essere comunicati all'autorità giudiziaria o alle autorità di controllo quando una legge ce lo impone. Fuori da questo, non li comunichiamo a nessun altro e non li vendiamo.

Trasferimenti fuori dall'Unione europea

Il server dove vivono i tuoi dati sta in Italia. Due fornitori però hanno sede fuori dallo Spazio economico europeo: Resend, che recapita le email di servizio, e Google, per chi sceglie di entrare con quell'account. Con entrambi il trasferimento avviene sulla base delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea. Se vuoi copia delle garanzie, scrivici.

• Il conto e quello che contiene: finché il conto esiste. Quando lo cancelli, i dati collegati se ne vanno con lui, subito. Se invece l'abbonamento scade e non lo rinnovi, il conto resta leggibile per sessanta giorni e poi viene eliminato.
• I contratti firmati e il loro registro: quanto il conto. Non li teniamo più a lungo di tutto il resto e non li cancelliamo prima: se cancelli il conto se ne vanno con lui, e con loro le prove della firma. Se ti servono dopo, e di solito servono, scaricali prima: il documento firmato e il certificato si scaricano quando vuoi, e finiscono anche nell'esportazione dei tuoi dati.
• Le scadenze per email: finché non revochi il consenso. Le richieste non confermate e le iscrizioni revocate si cancellano entro trenta giorni.
• Le sessioni: trenta giorni, poi scadono da sole. Uscendo dall'applicazione la sessione viene revocata subito.
• I tentativi di accesso falliti: un'ora, il tempo che serve al freno contro chi prova a indovinare la password.
• I registri del server web: quattordici giorni.
• Le copie di sicurezza: una copia fatta prima della cancellazione può contenere ancora i tuoi dati fino a quando non viene sostituita da una più recente.

• Tutto viaggia su connessione cifrata, e chi arriva in chiaro viene rimandato su quella cifrata.
• Le password non le conserviamo: nella banca dati c'è solo la loro impronta, calcolata con argon2.
• Il segreto del secondo fattore è cifrato con AES-256-GCM, e la chiave non sta nella banca dati: chi si portasse via una copia del database si porterebbe via stringhe inservibili.
• Il modulo di accesso ha un freno contro i tentativi a raffica, per indirizzo email e per indirizzo IP.
• La banca dati non è raggiungibile da internet: risponde solo al programma che gira sulla stessa macchina.

Gli articoli dal 15 al 22 del Regolamento ti danno diritto di chiedere: di sapere quali dati trattiamo e di averne copia, di farli correggere se sono sbagliati, di farli cancellare, di limitarne l'uso, di riceverli in un formato leggibile da un altro programma, e di opporti ai trattamenti che facciamo sul legittimo interesse.

Due cose puoi farle da solo, senza chiedere niente a nessuno: correggere i tuoi dati dalle impostazioni, e cancellare il conto dalla stessa pagina. La cancellazione è immediata e porta via anche documenti, clienti e profilo fiscale. Per tutto il resto scrivi a privacy@flatfour.it.

Dove il trattamento si basa sul tuo consenso, come per i cookie di statistica e di pubblicità, puoi revocarlo in qualsiasi momento dall'apposito comando in fondo a ogni pagina. La revoca vale da subito e non tocca quello che è stato fatto prima, come prevede l'articolo 7 del Regolamento.

Se pensi che stiamo sbagliando puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali, Piazza Venezia 11, 00187 Roma, garanteprivacy.it, oppure al giudice.

Il servizio si rivolge a chi ha una partita IVA, quindi a persone maggiorenni. Non è pensato per i minori e non raccogliamo consapevolmente i loro dati.

Non prendiamo decisioni automatiche che producano effetti giuridici su di te. I calcoli che vedi sono uno strumento di supporto: i numeri restano tuoi da controllare, e non sostituiscono il parere di un professionista.

Se questa informativa cambia, cambia anche la data in cima. Quando la modifica riguarda qualcosa di sostanziale te lo diciamo anche dentro l'applicazione, invece di lasciartelo scoprire.